Делопроизводитель

Требования: Знания: Нормативно-правовые акты в сфере делопроизводства, структура и схема документооборота учреждения, порядок составления номенклатуры дел и работы с оргтехникой.

Навыки: Уверенное владение ПК, офисными программами и техникой, грамотная устная и письменная речь, коммуникабельность, дисциплинированность и ответственность.


Обязанности: 1. Приём, регистрация и первичная обработка документов
Работа начинается с контроля всех каналов поступления информации:
Приём и регистрация: Специалист принимает и регистрирует всю входящую корреспонденцию, включая письма, заявления и обращения граждан, а также исходящие документы и распоряжения руководства.

Сортировка: Полученные документы распределяются на подлежащие регистрации и нерегистрируемые, чтобы сразу направить их в работу.

2. Организация документооборота и контроль исполнения
На этом этапе обеспечивается движение документов внутри учреждения и контроль за их своевременным исполнением:
Передача на исполнение: Документы направляются в соответствующие структурные подразделения или конкретному исполнителю согласно резолюции руководителя.

Контроль исполнения: Сотрудник ведёт картотеку и контроль за сроками выполнения поручений, готовит напоминания и следит за тем, чтобы документы не залеживались.

Отправка: Осуществляет отправку исполненных и исходящих документов адресатам.

3. Архивное дело и систематизация
Этот блок обязанностей нацелен на сохранность документов и их правильную систематизацию для будущего использования:
Формирование дел: Документы группируются в дела в соответствии с утверждённой номенклатурой дел учреждения.

Сдача в архив: Сотрудник готовит и сдаёт в ведомственный или муниципальный архив документальные материалы, законченные делопроизводством.

Учёт и хранение: Обеспечивает учёт, систематизацию и сохранность как текущих, так и архивных документов.

4. Обеспечение и вспомогательные функции
В обязанности также могут входить работы, связанные с практической деятельностью учреждения:
Организационно-техническое обеспечение: Выполнение копировально-множительных работ, приём телефонных звонков.

Работа с личными делами: Ведение и учёт личных дел сотрудников учреждения.

Выполнение поручений: Подготовка справок, отчётов по запросам руководства и выполнение отдельных служебных поручений